电商和第三方仓储如何管理好库存的呢?

很多电商在达到一定规模后会将库存外包给专业的第三方仓储公司进行管理。不同于自己管理仓库,如果大量的信息沟通没有做好,即使第三方仓储公司再专业,也会导致很多库存问题。例如:

1.进货异常:

无法控制商家下的供应商和工厂的进货质量,导致从源头进货数据出现错误。如果供应商和厂家在仓储过程中配合不好,会增加仓库收货的难度和成本,而这些成本最终会转移到电商企业自身。作为第三方仓储企业,双方协助商家管理供应商意义重大。

2.超卖:

俗话说“天下武功唯快不破”。与传统销售行业相比,电子商务行业高效快捷。发生爆炸时,会瞬间出现大量订单。由于前后台库存数据不一致,订单超卖。为了对消费者的体验负责,各大电商平台对超售都有严格的控制,甚至有些惩罚措施,比如天猫会要求商家赔偿消费者超售订单价值的30%。如果前后台库存衔接不好,即使仓库库存还可以,前台也不一定能把正确的库存数量上架,给商家和买家带来的损失也是必然的。

3.出库和结算环节的纠纷:

电商的这种“快”往往让仓库运营处于非常被动的地位。——快速入库,以便尽快发货,从而拥有良好的客户体验。如果卖的不好,赶紧退仓,以便尽快找到其他销售渠道。因为这种“快”,仓库来不及对库存进行细致的管理和反馈,导致退仓时出现纠纷。这种纠纷会消耗业务和结算双方人员大量的精力去证明和判断责任,严重影响双方的合作。

4.仓储延误费的计算:

一般仓储延误费会遵循先进先出的原则,通过跟进仓储延误的天数来计算仓储延误费,但是仓储延误费是根据一个准确的库存数量来计算的。如果库存数量有误,滞期费也会引起各种纠纷。


源头准

和传统企业一样,很多小规模的电商企业可能来自多个供应商,这些供应商的管理水平可能参差不齐。能否规范入库,取决于商家对供应商的约束能力,以及仓库对入库异常的及时反馈。一些中小电商对供应商(工厂)的控制力太弱。再加上“只快不破”,订货周期大大缩短,销售周期存在巨大的不确定性,导致工厂备货时间极短。进仓出现异常并不稀奇。这些常见的异常情况有:

供应商发货延迟,导致仓库收货太晚,影响电商店铺的销售计划。尤其是在大促期间,如果供应商未能及时发货,将对仓库的收发货造成重大影响,严重影响电商平台对店铺的评级和消费者体验。

商品包装不规范。一些品牌如李宁、美邦等。对供应商有完善的管理,供应商将严格遵守规定的包装、标记和包装规范。而很多中小电商对供应商的控制能力可能没有这么强。错误的唛头和不一致的包装。有的甚至拿个大编织袋直接装货,给仓库检查收货造成很大困难。


过程准

保证过程准主要靠两点:一个是仓内的管理,另一个是仓库WMS系统和店铺ERP系统及电商平台的商家后台的库存同步机制。


结果准

所谓结果准,指的是在退仓和结算的时候,能够有非常清晰的进销存数据,即使有库存差异,也能找到具体的原因,能够对责任方进行追责,确保商家和仓库、供应商在退仓和结算环节没有纠纷。刚刚接手仓库时,一直为出库环节头疼:商家说仓库丢货了,仓库说是商家入仓的时候少装了。商家说你不给我赔我就不退仓,仓库说你不退仓我就收你滞仓费!商家说我就不给!一笔糊涂账,让人好生头疼!


功能系统

以上文字主要总结了库存管理过程中,商家、仓库、供应商具体操作层面的内容。除了这些,系统功能要能跟上。经过一段时间的努力,公司的系统和仓库通过以下功能保证了库存管理的准确性。

1)ERP系统要有完善的货物配送功能:很多大商家通过多个平台、门店、渠道进行销售。不同的渠道在上架数量上有不同的逻辑。比如淘宝支持拍照减库存,付费减库存。为了不超售,ERP系统需要一个完善的分销系统,可以多渠道共享库存,并根据渠道锁定库存。

2)库存调整实时同步:当仓库库存调整时,可以实时同步到门店的ERP系统,从而触发电商后台的货架数量调整。此次调整有具体原因,以便后续追究相关当事人责任。

3)每天定时生成库存对比报告:店铺的ERP系统和仓库的WMS系统在每天凌晨2: 00库存操作停止时自动进行库存对比,生成双方库存对比差异报告并提交给双方。根据差异报告,仓库会主动寻找差异的原因。如果确认需要调整库存,就会调整库存,然后同步到前台。

4)进销存功能:这是一个几乎所有ERP和WMS都有的功能,但是如何让仓库和商家更方便的找到库存差异的原因,需要负责系统的产品经理的努力。我们公司把这个功能做成一个工具,可以让商家和仓库在很多场景下快速调用这个功能,快速定位库存差异的原因。

5)库存检查通过:这个前面已经提到了。仓库的库存规则与商家预期的不同。通过库存盘点通,ERP自动将商家想要盘点的SKU发送给WMS,WMS盘点后将数据反馈给ERP。

6)0库存同步机制:尽管有以上所有的操作和系统化的工作,为了绝对避免超售,我们仍然需要一份“保险”。这个“保险”就是0库存同步:当可提货的库存数量为0时,会实时同步到ERP,ERP会强制将商家的店铺从后台移除。

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